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Sandy的采购“心经”

2013.09.23


核心提示:有人说,采购代表是出口企业的“鼻子”,通过这个“鼻子”,出口企业可以灵敏地“嗅”到各种商机。而业务员和工厂则是采购代表的“眼睛”和“手”,通过这些“眼睛”,采购代表找到合适的供应商,再通过工厂这双“手”,最终完成货物的生产和制造。当然,要使他们的配合达到完美不是一件容易的事情,尤其在与工厂配合及验货环节。

    有人说,采购代表是出口企业的“鼻子”,通过这个“鼻子”,出口企业可以灵敏地“嗅”到各种商机。而业务员和工厂则是采购代表的“眼睛”和“手”,通过这些“眼睛”,采购代表找到合适的供应商,再通过工厂这双“手”,最终完成货物的生产和制造。当然,要使他们的配合达到完美不是一件容易的事情,尤其在与工厂配合及验货环节。

    Sandy是一家伊朗公司驻中国义乌办事处的采购代表。Sandy说,“公司今年的形势还好,但是最让我头痛的不是订单多少,也不是外贸走势,而是我们和厂家在产品生产验货过程中出现的棘手问题。”

找工厂下单要看实力

    Sandy今年就遇到一个让她头痛的工厂。

    当时是Sandy公司的一位老客户需要3款铝管,这位客户以前也采购过此类产品,工厂为能接到单,却不择手段,乱报价。“我们的产品本身属于工业产品,周期较长,工厂接了单后居然做不出来,就一直拖着,客户很生气。而且伊朗那边对产品要求很高,我们出货前是要对大货样做SGS检测后,再送到伊朗检验的。后面不知道工厂从哪里弄来一批货,还只是一部分,结果根本不合格,这些产品光SGS这一关就过不了。”她说。

    因为和这家工厂是第一次合作,出了问题也无法让他们退还订金,Sandy只好让工厂再生产一批。不过,问题并不止一个,Sandy无奈地说:“由于客户的交货期已过,公司还会另外再找工厂,希望能给客户一个交代。这样下来,我们老板亏了不少钱。幸好数量还算少,就几吨,若是上百吨就惨了。”

    由此,Sandy告诉记者,跟工厂打交道一定得面面俱到,不能单凭表面现象或者轻信业务员的片面之词就做决定,最终给公司造成损失。“有些工厂,就算合同上写得清清楚楚,他们也会跟你耍赖的。”她说,“另外,我们的产品其中有一项是关于0.02/92mm弯曲度的要求,就是对小到头发丝的东西也需要很直,一般工厂都达不到要求的。所以下单前,我们老板都会亲自去工厂验厂,看看对方有没有实力,有实力的才会考虑下单。”

谨防业务员夸夸其谈

    Sandy还经历了一张令她头痛的订单。客户需要52000只玻璃杯,和工厂谈好后,Sandy公司也向这家工厂付了模具费。就在一切准备工作做好甚至已经开了模具后,工厂突然嫌量太少,不想做了。“我们模具费也付了,他们来这一招,真的很生气。现在我们就是签了个协议,希望这个单能延后。客户方面我们尽量让他们增加订单量,争取达到甚至超过10万。”她说。

    Sandy表示,外贸风险很多是由于工厂的不负责任造成的,特别是那些工厂的业务员,不管自己有没有那个能力,只要有单他们就想尽办法去接,到最后出了问题又推来推去,谁都不愿负责。

    诸如此类的供应商或厂家不负责的案例还有很多,就连销售门店也是如此。Sandy曾经在一店铺任销售员,老板娘经常拖欠老外货款,一两个月的都有,最后外国客人跑了才后悔莫及。“说实在的,能安安稳稳地合作五六年的工厂真的很少,和我们公司长期合作的也只有那么一两家工厂。”她说。

选取适当验货比例

    除了工厂的选择,另一个重要的环节当属验货。验货,顾名思义主要看的是产品质量及其他方面是否符合买家需求。产品的质量及货期会直接影响客人对公司的信任度,所以验货时的每个判断都会直接或间接影响公司的利益。

    验货对于拥有多年采购经验的Sandy来说,自然不在话下,她有自己的一套标准。她向记者透露了自己的验货经:首先要比较样品,主要是大货样的实际产品。其次,要看这个工厂的实力和性质。大工厂经常做出口,质量问题应该不大,只要开箱按一定比例看样,一般选择5-10%的比例就好。中等规模工厂通常内外皆销,实力相比大工厂稍逊色,也容易出问题,所以验货必须要仔细,Sandy一般是按10-30%的比例验货。若是问题很多,则就要求对方返工。同时挑出不好的产品,再补上合格的产品,最后再验一次,直到满意为止。

    “工业配件的货不好验,肉眼只能看到产品的表面、数量、重量、包装等,其他得依靠检验机构验货。比如铝管,就有成分要求、压力要求、硬度要求,还有执行的标准,这些如果不依靠检验机构我们自己是检查不出来的。我们公司一般是通过SGS验成分和硬度,然后送回伊朗那边的专门机构检验其他的质量问题。我们伊朗公司那边有专门的工程师负责这个工作,一般样品收到3-7天后就会出检验结果。”Sandy说。

亲历亲为样样学精

    验货除了自身应掌握技巧外,还要多从买家角度出发。

    对于Sandy公司来说,义乌这边只是其驻中国的一个采购办事处,总公司在伊朗,负责跟客户联系和沟通。除非老板安排下来,Sandy才需要直接跟客户联系,否则所有的采购事宜都由自己解决。然而,只有和客户充分沟通,才能真正掌握客户需求。比如不同的客户对采购产品的技术参数、尺寸、色泽等要求就不同,作为采购人员,就必须了解各种产品及其性能,多学习,多询问。

    Sandy说,通常伊朗公司对产品质量要求很高,要找的产品一般工厂做不到,有些甚至在报关方面很敏感。另外,客户也会对验货比例作出要求。“我们每次验货,工厂都说没见过这么验货的。我们一般都是按单种产品的比例,而不是总数量的比例来验。除非他们生产的产品特别干净,之前也没看到一丝一毫的不合格,那么我们才会象征性地减少验货量,但是每种货必须要验过。去工厂呆几天就为验货,对我们来说是很正常的。”她说。

    “有时候验货又刚好碰到工厂忙的时候,我们都得自己动手,常常累个半死不活的。上次有三个柜的货,一千多个规格的产品,每款就几箱,工厂又很忙,只有接我们单的那个业务员陪我们验货。后来就三个人,整整验了两天半,第三天是一边验货一边装货,基本上每验一次货就会脱层皮。当然我们这么做,对工厂也有一定好处的,既节省了人工又可以对他们的产品二次检验,以免不合格的产品发出去,造成不好的影响。”Sandy说。

    其实,对采购员来说,验货也是一个学习的过程。虽然工作有时相对较累,但是学到的东西很多。“这也跟客户有关。他们有时只是给你一样东西,什么也不说就让你去找,你就得在找货的过程中慢慢摸索这到底是什么东西,要用在哪里,在出口方面有没有限制等等,实在搞不懂了才去问客户。所以我们都说,干这行就是采购一样学一样,每样都得学,每样都得精。”Sandy说。


文章来源:cweekly

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