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外贸邮件沟通的“伏虎十式”

2013.10.08


     邮件是外贸业务中最常用的沟通方式,对于如何与客户进行邮件沟通,我总结了十个要点,供同行参考。

1.客户名字不要写错:这点容易被忽视,往往拼写错误自己不知道,但客户一眼就能看出来。

2.称呼:很多人喜欢用DEAR XX,很多客户也喜欢这样称呼,尤其一些欧洲人。如果客户喜欢这样,也无妨。但如果与客户熟悉了,可以不用这样称呼,可以换成HI、HELLO这样显得不会过于正式。

3.问候语:在日常频繁来回的邮件沟通中,一般都不需要。偶尔或者偶然的邮件沟通,可以叫上“HOW ARE YOU TODAY, HOW ARE YOU DOING? 或者 I WISH YOU ARE DOING WELL。

4.言简意赅。邮件正文表达最关键的是要做到语言简洁、意思明了,切忌长篇大论、啰啰嗦嗦。用最简单易懂的语言,将意思表达清楚、到位。多余的话,啰嗦的话能省则省。另外,尽量避免以大段文字,长篇幅到底,可以采取分段,分层。同时,将最需要表达的意思放在前面,不要前面来一大堆寒暄的东西,最后来一句你要他发L/C,可能客户都没有看到最后。

5.做到不卑不亢。切忌在客户面前过分谦卑,这一点非常重要。虽然我们始终要将客户摆在第一位,但过分的谦卑会让你丧失主动权,特别是在一些问题谈判的时候会更加被动,不要让客户有高高在上的感觉,更不能让客户感觉我们求他做生意,求他下单。做生意是买卖,是平等的,我们需要客户,客户同样需要好的供应商,没有供应商的支持,他们也很难成功。水能载舟,亦能覆舟,同样的道理。

6.适当时候要懂得拒绝客户。要敢于SAY NO,对于客户的一些过分要求,超出公司底线的要求,必须要拒绝。做业务不能做老好人,什么都答应客户,这样让客户觉得你没有原则,没有底线,很容易欺负你。这次延长付款,下次就会取消订单。谈好的东西,比如什么时候付款,什么时候给L/C,就必须按照谈好的去做,同样对我们自己也是,答应的就必须兑现,要么不要答应。不要轻易许诺,许诺的就要做到。不过,在拒绝客户的时候,避免过于生硬、强硬,不要让客户无法下台,可以采取一些委婉的说法来拒绝客户,这里就需要借鉴汉语的博大精深了。

7.邮件排版效果要让人看起来感到舒服。包括字体选用,字体大小,篇幅长短,格式等等。客户每天收到上百封邮件,很多邮件都没有时间看,如果你的邮件一看就让人不舒服,客户是不会继续看下去的。针对不同类型的客户,可以有不同的版式风格和语言风格。

8.邮件要写得大方、得体,让人感觉很专业。不要让客户感觉你是新手上路,这样难以建立客户对你的信任。如何大方得体,需要大家平时多下工夫提高邮件水平,多借鉴人家好的东西,并从客户那里学习、取经。

9.对于客户提出的一些要求、改动,有时候即使我们能够轻松地做到,也不需要轻易答应客户。如果你帮了客户忙,一定要让他清楚并记住你的好处,你费心费力去帮他,就要让他觉得亏欠你的,这样有困难的时候客户才会帮你,有订单才会想到你。

10.任何的文字都比不上声音来得真切。邮件的沟通虽然很普遍,但有些时候通过电话沟通,能够进一步加深大家的印象和感情。如果你想进一步加深与客户的关系,不妨多给他(她)打几个电话,不仅聊订单,还可以聊工作,聊生活,聊兴趣。


文章来源:雨果网

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